ड्यूटी रेपोर्ट बनाने से पहले सोफ्टवरे को विधानसभा, ज़ोन एवं सेक्टर से अवगत करना आवश्यक है, जिसके आधार पर सोफ्टवरे डिजिटल रेकोर्ड तैयार करता है,

ड्यूटी डिप्लॉमेंट में निम्न दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है

• विधानसभा, ज़ोन एवं सेक्टर की सूची
• लॉ एंड ऑर्डर ड्यूटी से समबंधित इक्सेल लिस्ट तैयार करना।
• अपने एवं अन्य जनपदों से आने वाले फ़ोर्स का रेकोर्ड इक्सेल में तैयार करना।
• अर्धसैनिक बलों के सभी कम्पनी कमांडर का सम्पर्क लिस्ट तैयार करना ( नाम, कम्पनी का नाम, पद, मोबाइल नम्बर)
• ओबजर्वेर एवं जनपद के लगे सभी अधिकारियों की लिस्ट जो की सभी विधानसभा, ज़ोन एवं सेक्टर का निरीक्षण करने का अधिकार रखते हों।

अधोलिखित में से सर्वप्रथम हम “विधानसभा, ज़ोन एवं सेक्टर“ की सूची तैयार करने के बारे में बात करते हैं  

हाल ही में मेरठ जनपद में इस सोफ्टवरे का सफल प्रयोग किया गया है, जहाँ उपयोग की गयी इक्सेल फ़ाइल की प्रति यहाँ लिंक के माध्यम से दी जा रही है उसे डाउनलोड कर लें।
इक्सेल फ़ाइल में अलग अलग कोलम सभी फ़ील्ड को दर्शाते हैं जिनका विवरण और उन्मे क्या सूचना भरी जानी है उसका विवरण इस प्रकार से है ….

फ़ाइल डाउनलोड करने का लिंक : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1x9NKodo0mSyDxkeOAP_Jy5WSt1ym5NUmuUJEAPSo-kc/edit?usp=sharing

शीट में दिए गए फ़ील्ड के बारे में संक्षिप्त विवरण :

1. परिशिष्ट क्रमांक : इस कोलम में आप विधानसभा का क्रमांक लिखेंगे
2. परिशिष्ट का नाम : विधानसभा का नाम लिखें
3. ज़ोन क्रमांक : सम्बंधित विधानसभा में आने वाले सभी ज़ोन का क्रमांक लिखें
4. ज़ोन का नाम : ज़ोन क्रमांक के बाद सम्बंधित ज़ोन का नाम लिखें
5. ज़ोन कार्यालय ( यदि कोई हो तो) : सामान्यतः चुनाव ड्यूटी में ज़ोन कार्यालय का पता लिखा जाता है, आप अपने सम्बंधित अधिकारी से सम्पर्क कर यह जानकारी प्राप्त कर लें ।
6. ज़ोन कार्यालय का अक्षांश ( latitude ) : ज़ोन का अक्षांश/देशांतर सभी ड्यूटी कर्मियों एवं अधिकारियों को उनके सम्बंधित कार्यालय तक का मार्ग मोबाइल एप पर दिखाई देगा वे क्लिक करके उस स्थान तक पहुँच सकेंगे।
7. ज़ोन कार्यालय का देशांतर ( longitude ) : पोईँट F देखें
8. ज़ोन प्रभारी का नाम : ज़ोन प्रभारी जो की मजिस्ट्रेट अधिकारी होंगे उनका नाम लिखें
9. ज़ोन प्रभारी अधिकारी का पद : उनका पद जैसे की मुख्य खाद्य अधिकारी इत्यादि
10. ज़ोन प्रभारी अधिकारी का मोबाइल : उनका मोबाईल नम्बर भी दर्ज करें।
11. ज़ोन सहयोगी प्रभारी अधिकारी का नाम : ज़ोन सहयोगी प्रभारी अधिकारी में सम्बंधित पुलिस अधिकारी का नाम लिखें जो की मजिस्ट्रेट अधिकारी के साथ लगाए गए हैं।
12. ज़ोन सहयोगी प्रभारी अधिकारी का पद : सम्बंधित पुलिस अधिकारी का पद जैसे की क्षेत्राधिकारी चुनार इत्यादि लिखें
13. ज़ोन सहयोगी प्रभारी अधिकारी का मोबाइल : सम्बंधित पुलिस अधिकारी का 10 अंकों का मोबाइल नम्बर भी लिखें।
14. सेक्टर क्रमांक : ज़ोन क्रमांक कोलम पढ़ें
15. सेक्टर का नाम : ज़ोन का नाम कोलम D पढ़ें
16. सेक्टर कार्यालय (यदि हो) : ज़ोन कार्यालय कोलम E पढ़ें
17. सेक्टर कार्यालय का अक्षांश ( latitude ) : ज़ोन कार्यालय का अक्षांश कोलम F पढ़ें
18. सेक्टर कार्यालय का देशांतर ( longitude )
19. सेक्टर प्रभारी का नाम
20. सेक्टर प्रभारी का पद
21. सेक्टर प्रभारी का मोबाइल
22. सेक्टर सहयोगी प्रभारी अधिकारी का नाम
23. सेक्टर सहयोगी प्रभारी अधिकारी का पद
24. सेक्टर सहयोगी प्रभारी अधिकारी का मोबाइल नम्बर
25. मतदान केंद्र का क्रमांक : मतदान केंद्र का क्रमांक लिखें
26. मतदान केंद्र का नाम : मतदान केंद्र का पूरा नाम लिखें
27. अक्षांश : अक्षांश एवं देशांतर की मदद से सभी पुलिस कर्मी अपने सम्बंधित मतदान केंद्र तक जा सकेंगे यह सूचना अत्यंत महत्वपूर्ण हैं।
28. देशांतर
29. बूथों के क्रमांक ( कॉमा से अलग करें) : बूथ के क्रमांक कॉम के साथ लिखें उदाहरण के लिए 2,3,4 या फिर 244,245,246 यदि सिर्फ़ एक बूथ है तो 10 या 11 या 12 सिर्फ़ क्रमांक लिखें
30. थाना :मतदान केंद्र जिस थाना के अन्तर्गत पड़ता है उसस थाने का नाम लिखें, इस बात का ध्यान रखें के थाना का नाम सभी कोलम में एक जैसा होना चाहिए आम तौर पर भिन्न प्रकार की इंट्री प्राप्त होती है उदाहरण के लिए थाना रामपुर को कई स्थान पर “राम पुर” , “थाना रामपुर”, “रामपुर”, “रामपुर “, “Rampur”, “Ram Pur” या “ रामपुर” जैसा लिख दिया जाता है इन सभी इंट्री को एक समान लिखा होना चाहिए।
31. थानाध्यक्ष का CUG नम्बर : सम्बंधित थाने का 10 अंकों का CUG नम्बर लिखें, विशेष परिस्थिति में व्यक्तिगत नम्बर का उपयोग किया जा सकता है यदि CUG उपलब्ध ना हो तो।
32. CO का CUG नम्बर : क्षेत्राधिकारी का CUG लिखें जिनके अंतर्गत यह थाना आता हो।
33. ASP का CUG नम्बर : ASP का CUG लिखें जिनके अंतर्गत यह थाना आता हो।
34. SSP का CUG नम्बर : जनपद SSP का CUG लिखें जिस जनपद में चुनाव कराया जा रहा है।
35. ग्राम : दिया गया मतदान केंद्र किस गाँव/ मोहल्ले के अंतर्गत आता है उसका भी नाम लिखें।
36. क्यूआरटी मोबाइल क्रमांक : थाना जिसके अंतर्गत थाना QRT बनी है उसका मोबाइल नम्बर लिखें जिससे की सम्पर्क किया जा सके।
37. क्यूआरटी अधिकारी का नाम/पद
38. क्यू॰आर॰टी॰ अधिकारी का मोबाइल नम्बर
39. रवानगि का स्थान : फ़ोर्स जिस स्थान पर रुक कर चुनाव दुट्य के लिए रवाना होगी उस स्थान का नाम लिखें
40. संवेदनशीलता के आधार पर वर्गीकरण : सामान्य, संवेदनशील, अतिसंवेदनशील इत्यादि हिंदी के शब्दों में लिखें ( किसी भी कोलम को ख़ाली ना छोड़ें )
41. PAC : संख्यात्मक रूप में लिखें जैसे 0.5 ya 1 ya 1.5 इत्यादि जितनी भी मात्रा में फ़ोर्स लगनी है।
42. PAC COMPANY CODE : जिस PAC की फ़ोर्स मतदान केंद्र पर लगी है उसका कम्पनी कोड लिखें।
43. CPMF : संख्यात्मक रूप में लिखें जैसे 0.5 ya 1 ya 1.5 इत्यादि जितनी भी मात्रा में फ़ोर्स लगनी है
44. CPMF कम्पनी कोड : जिस CPMF की फ़ोर्स मतदान केंद्र पर लगी है उसका कम्पनी कोड लिखें।
45. VEHICLE : वाहन/बस संख्या जिससे फ़ोर्स मतदान केंद्रों पर रवाना होगी।
46. होम गार्ड की संख्या : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
47. चौकिदारों की संख्या : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
48. कार्ड पर दिए जाने हेतु कोई विशेष संदेश : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
49. थाना मोबाइल यूनीक कोड : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
50. थाना मोबाइल अधिकारी : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
51. थाना मोबाइल का सम्पर्क : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
52. संख्या हमराही : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
53. संख्या होमगार्ड : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
54. संख्या महिला होमगार्ड : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
55. संख्या चौकीदार : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
56. संख्या उ0नि0 : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
57. संख्या हे0का0 : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
58. संख्या का0  निश्स्त्र : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
59. संख्या का0 शसस्त्र : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
60. संख्या म0 उ0नि0 : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
61. संख्या म0 हे0का0 : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।
62. संख्या म0 का0 : रिक्त रखें , आवश्यक नहीं है।

ध्यान रखने योग्य अति आवश्यक बिंदु :

• अपलोड करने वाली फ़ाइल इक्सेल 2000-2007 फ़ोरमेट में export होनी चाहिए।
• सोफ्टवरे यूनिकोड/मंगल फ़ोंट में कार्य करता है इसलिए आपके रेकोर्ड इसी में होने चाहिए, अन्य जनपद से आने वाले रेकोर्ड जो की कृति में होते हैं उन्हें आप इस वेब्सायट http://wrd.bih.nic.in/font_KtoU.htm के माध्यम से यूनिकोड में बदल सकते हैं।
• मतदान केंद्र जिस थाना, ग्राम के अन्तर्गत पड़ता है उस थाने या ग्राम का नाम लिखते समय इस बात का ध्यान रखें के थाना का नाम सभी कोलम में एक जैसा होना चाहिए आम तौर पर भिन्न प्रकार की इंट्री प्राप्त होती है उदाहरण के लिए थाना रामपुर को कई स्थान पर “राम पुर” , “थाना रामपुर”, “रामपुर”, “रामपुर “, “Rampur”, “Ram Pur” या “ रामपुर” जैसा लिख दिया जाता है इन सभी इंट्री को एक समान लिखा होना चाहिए।
• शब्दों के पहले या बाद में स्पेस ना हो, उदाहरण के लिए “रामपुर “ या “ रामपुर” ग़लत है, सिर्फ़ “रामपुर” होना चाहिए।
• दिए गए सभी मोबाइल नम्बर 10 अंक के होने चाहिए, यदि 10 अंक से कम या ज़्यादा होंगे तो सम्बंधित अधिकारी की इंट्री नहीं हो पाएगी।
• यदि ज़ोन या सेक्टर का नाम और विवरण नीचे के रो में एक ही जैसा है तो आप उसे ब्लैंक / रिक्त रख सकते हैं, पोर्टल स्वतः उसे रीड कर लेगा और व्यवस्थित कर लेगा।