अन्य जनपदों से आने वाले फ़ोर्स के रेकोर्ड निरंतर आते रहते हैं और उनमे चुनाव से 2-3 दिन पहले तक भी बदलाव चलते ही रहते हैं, चाहे वे “के बजाय” नए कर्मी आते हो या अन्य किसी वजह से, पूर्ण डाटा की प्रतीक्षा करने की बजाए जैसे जैसे हमें जनपदों से रेकोर्ड प्राप्त होता जाता है हम उसे सोफ्टवरे में अपलोड करते जाते हैं,

जिन सभी जनपदों से फ़ोर्स की लिस्ट प्राप्त होनी है उनसे अनुरोध करें की फ़ोर्स की सूची निम्न फ़ोरमेट में ही भेजें, ऐसा करने से आपका स्वयं का समय बचेगा और आप उस समय को अन्य उपयोगी कार्य में लगा सकेंगे।

फ़ोरमेट का प्रारूप : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YouVkDIGMv8n3SsFWCxdKgA2uwDV4YF1VZ3CCRBbVyQ/edit?usp=sharing

इस फ़ोरमेट में A – G तक भिन्न कोलम दिए गए हैं जिनके बारे में संक्षिप्त विवरण इस प्रकार है –

• कोलम A – इस कोलम में कर्मचारी का PNO नम्बर होना चाहिए, और यह कोलम में दिया गया PNO किसी भी दूसरे कर्मचारी से मिलता जुलता नहीं होना चाहिए, विचित्र परिस्थिति में यदि कर्मचारी का PNO नहीं है तो उसे कोई भी यूनीक 9 अंक का कोड प्रदान कर दें जैसे 440000001, 440000001, 440000003 इत्यादि।
• कोलम B – इस कोलम में कर्मचारी की रैंक लिखी होनी चाहिए, चुनाव सम्बंधित डूटी में आरक्षी – निशस्त्र, आरक्षी – सशस्त्र, हेड कोंस्टबल, उपनिरीक्षक, होमगार्ड , निरीक्षक इत्यादि सम्मिलित होते हैं, कई बार एक ही पद के रेकोर्ड कई नया प्रकार से आते हैं जैसे आरक्षी के लिए रि0का0, कोंस्टबल, का0 इत्यादि लिखा जाता है आप इन भिन्न रैंक को करेक्ट कर लें और एक जैसा ही रखें, इसी तरह से अन्य रैंक को भी एक प्रकार से ही व्यवस्थित रखें।
• कोलम C – इस कोलम में कर्मचारी का पूरा नाम लिखें, सामान्यतः आने वाले रेकोर्ड में कर्मचारी के नाम से पहले उसका क्रमांक एवं पद लिखा होता है, जिसमें किसी भी प्रकार के बदलाव की आवश्यकता नहीं हैं लेकिन यदि किसी भी प्रकार का भी अंग्रेज़ी का शब्द उपयोग में लाया गया हो तो उसे हिंदी-यूनिकोड में बदल लें उदाहरण हेतु
• का0 234 रविंद्र कुमार ( इसमें बदलाव की आवश्यकता नहीं है। )
• Cons. 234 रविंद्र कुमार ( इसे का0 234 रविंद्र कुमार में बदलें )
• CP 234 Ravindra Kumar ( इसे का0 234 रविंद्र कुमार में बदलें )
• कोलम D – इस कोलम में कर्मचारी का मोबाइल नम्बर दर्ज करें, दिया गया मोबाइल नम्बर एप में लोगिन करने के लिए उपयोग किया जाएगा अतः यह आवश्यक है के मोबाइल नम्बर सही हो, 10 अंकों का हो और किसी भी 2 कर्मचारी का मोबाइल नम्बर एक जैसा ना हो।
• कोलम E – कर्मचारी जिस थाने/कार्यालय से समबंधित हो उसका विवरण दिया जाना है।
• कोलम F – कर्मचारी जिस जनपद से सम्बन्धित है उसका विवरण दिया जाना है, जनपदों के नाम एक जैसे ही होने चाहिए मात्रा के तनिक भी बदलाव से सोफ्टवरे उसे दूसरा जनपद मान लेगा जिससे की सोफ्टवरे के द्वारा बनाए जाने वाले रेपोर्ट में भिन्नता आ जाएगी इसलिए इसका ख़ास ध्यान दिया जाना ज़रूरी है।
• कोलम G – इस कोलम में सम्बंधित कर्मचारी के शस्त्र का विवरण लिखना है उदाहरण के तौर पर यदि कर्मी निश्स्त्र है तो इस कोलम को रिक्त रहने दें अन्यथा “ डंडा “ , “ गन “ , “सशस्त्र “ इत्यादि में से कोई भी लिख सकते हैं।