ड्यूटी डिप्लॉमेंट में निम्न दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है

• विधानसभा, ज़ोन एवं सेक्टर की सूची
• लॉ एंड ऑर्डर ड्यूटी से समबंधित इक्सेल लिस्ट तैयार करना।
• अपने एवं अन्य जनपदों से आने वाले फ़ोर्स का रेकोर्ड इक्सेल में तैयार करना।
• अर्धसैनिक बलों के सभी कम्पनी कमांडर का सम्पर्क लिस्ट तैयार करना ( नाम, कम्पनी का नाम, पद, मोबाइल नम्बर)
• ओबजर्वेर एवं जनपद के लगे सभी अधिकारियों की लिस्ट जो की सभी विधानसभा, ज़ोन एवं सेक्टर का निरीक्षण करने का अधिकार रखते हों।

ध्यान में रखें, सोफ्टवरे यूनिकोड/मंगल फ़ोंट में कार्य करता है इसलिए आपके रेकोर्ड इसी में होने चाहिए, अन्य जनपद से आने वाले रेकोर्ड जो की कृति में होते हैं उन्हें आप इस वेब्सायट http://wrd.bih.nic.in/font_KtoU.htm के माध्यम से यूनिकोड में बदल सकते हैं।